Вакансія в будь-якій фірмі, компанії не може залишатися відкритою завжди: вона - поняття тимчасове. Її наявність переривається або знаходженням нового співробітника на місце попереднього, або скасуванням, реорганізацією посади, на якій вона періодично з'являлася і зникала.
Основні способи запрошення на співбесіду
Відкрита вакансія - постійне нагадування про те, що фірмі потрібно співробітник, виконавець (підлеглий або нижчий керівник підрозділу, відділу). Запрошення кандидатів на співбесіду - перший крок до закриття роботодавцем утворилася при догляді попереднього співробітника вакансії. До його відправці підходять ретельно - воно говорить новим майбутнім працівникам про фірму іноді навіть більше, ніж фактичні дані, наявні про неї у вільному доступі.
Незважаючи на те, що запрошення на співбесіду має якісь загальні принципи і неписані правила, в кінцевому рахунку його потрібно писати в довільній формі. По ньому у претендента складається перше реальне враження про компанію, куди його звуть працювати. В якості діючої особи може виступати як фахівець, менеджер з підбору персоналу, так і один з керівників. У рідкісних випадках - навіть генеральний директор, власник, засновник, - коли фірма невелика і має в своєму розпорядженні єдиним офісом. Головне правило - доводити чітко до здобувачів свої очікування, не ухиляючись від дотримання правил ділового листування, встановлення важливих для роботи контактів.
Запрошення може бути оформлено як письмове або усне звернення до вибраного компанією здобувачеві. Вони вибираються за результатами відбору з резюме численних кандидатів, які подали заявки на конкретні вакансії.
По телефону
Виклик здобувача по мобільному - найбільш популярний, «живий» спосіб встановити з ним діловий контакт. При дзвінку людина, що підбирає персонал, повинен:
- представитися - назвати ім'я і прізвище, компанію і посаду;
- поцікавитися, чи зручно тому розмовляти зараз або краще передзвонити;
- повідомити адресу офісу, куди запрошується даний кандидат;
- вказати дату і час його очікування і поцікавитися, чи зможе той прибути на місце співбесіди до призначеного моменту.
Необхідно уникати заїкання, слів-паразитів. Ще краще, коли представник компанії не гаркавить і не шепелявить. У відповідальних компаніях таких людей намагаються не допускати до роботи з підбору персоналу та спілкуванню з клієнтами. Однак відомі випадки, коли, наприклад, колекторські бюро часто-густо нехтували цим правилом, ставлячи «на телефон» людини з вищевказаними проблемами мови. Це - антиприклад, абстрагуйтеся від такого.
Якщо проблеми з промовою є на боці претендента - йому можуть запропонувати альтернативну посаду, де він спілкується з клієнтурою письмово, а не усно.
По електронній пошті
Написати по e-mail запрошення на співбесіду має сенс, коли здобувач вказав свою електронну поштову адресу. Письмове запрошення може бути продубльовано або на всякий випадок, або вислано, коли термін очікування невеликий, а здобувач пропустив дзвінок з яка чекає на його компанії.
В останньому випадку e-mail використовується, коли пошуки співробітника термінові, у часових рамках. Наприклад, стало відомо, що попередній колега роботодавця потрапив в аварію і загинув. А продовжувати роботу за нього хтось повинен, так як ця посада - одна з ключових, і простий в роботі серйозно зашкодить бізнесу фірми.
Спішно і законно пройшовши всі формальні підтвердження, терміново оголосивши вакансію, роботодавець відразу відшукає нових кандидатів. Але він застосує стислі терміни очікування і швидко спрацює в порядку пріоритету, вибудовується в живій повсякденній черзі. До того ж багато претендентів не часто користуються електронною поштою.
При неможливості додзвонитися до потрібного кандидата (якщо той поки один, інших Ще нема голосів) написати запрошення по e-mail може виявитися корисним кроком. Лист із запрошенням починається з привітання і / або обігу до претендента на ім'я та по батькові. У листі викладаються відомості про компанії, вказуються дата, час і адресу зустрічі. Звернення до претендента закінчується побажанням успіхів у майбутній роботі. Навіть коли ця робота буде продовжена не в даній фірмі, а за її межами. Представник називає свої ім'я та прізвище, а також посаду.
Інші варіанти
«Високий рівень» варіант - знайти здобувача по месенджер (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber) - і написати або додзвонитися йому, використовуючи пакетну голосовий зв'язок VoIP, навіть коли мобільник абонента недоступний. Справа в тому, що у претендента месенджери можуть працювати на іншому гаджеті, де SIM-карти немає взагалі або вона не має номера телефону. Тоді діалог відбудеться не у вигляді листів (сухо і стисло), а у вигляді більш «живого» і невимушеного ділового розмови ( «питання - відповідь»).
Як би там не було, дотримуйтесь діловий етикет: ви всього лише майбутні співробітники. Якщо неможливо зв'язатися через месенджери, роботодавець відправить SMS-повідомлення зі зверненням до претендента, в якому коротко вказуються компанія і її відділ (підрозділ, філія), бажання зустрітися, адреса і місце зустрічі, дата і час.
Раніше, до появи стільникових телефонів, повідомлення «скидалося» на пейджер. Якщо у претендента не було домашнього телефону, на його адресу проживання від імені уповноваженого відповідача висилали звичайний лист.
Якщо здобувач перебував в іншому місті, але вислав заявку в своєму першому листі, надісланому на адресу цікавить його компанії, могла бути відіслана і відповідна телеграма.
Як правильно запрошувати кандидатів?
Спеціаліст з підбору штату повинен володіти навичками ділового спілкування. Щоб чітко домовитися, уникайте слів-паразитів, заїкання . Швидко і адекватно реагуйте на те, що відбувається. Комунікативні навички приходять з практичним досвідом.
Не слід повідомляти про себе зайвих відомостей або компрометуючої інформації . Але і обманювати один одного, коли у того і іншого виникли конкретні, по темі розмови, питання, не варто. Прихована правда, навіть якщо вона невтішна, все одно розкриється або на співбесіді, або коли вже здобувач став повноцінним співробітником компанії. Ці відомості можуть стати приводом для відмови від укладення договору про майбутню роботу або раптового звільнення нового співробітника з тільки що знайденого їм місця роботи.
Приклади складання листів
Розумніше користуватися шаблоном, але не копіювати його. Якщо заявки обробляються сайтом, в його основі лежить скрипт, що прискорює обробку листів. Зразок тексту, навіть коли він - еталон, краще все ж трохи переробити, «освіжити». Як приклад - лист від компанії «МТС» про наймання нового продавця-консультанта в один із салонів.
«Шановний Іване Петровичу!
Вами відправлено резюме на вакансію продавця-консультанта в магазин, розташований за адресою: Ростовська область, м Азов, вул. Московська, 23.
Спасибі, що Ви приділили нам кілька хвилин! За результатами відбору кандидатів ми обрали Вас, так як Ви краще за інших підійшли нам. Ваші знання, досвід і навички дуже важливі для нас. Ми зацікавлені в плідній і ефективній співпраці з Вами.
Ми шукаємо співробітника на місце, що звільнилося. Пропонуємо Вам зустрітися з нами за вказаною вище адресою. Чекаємо на Вас у понеділок, 14.10.2019 р, в 11: 00. Якщо Ви маєте намір перенести зустріч - повідомте нам одним із способів:
- за номером: 8-918-123-45-67 (фахівець підбору персоналу «МТС» в Ростові-на-Дону);
- по гарячій лінії 8-800-333-08-90 (оператору call-центру «МТС» назвіть ID заявки: 117-568-902);
- відправивши нам лист у відповідь по e-mail: work @ mts. ru.
Сподіваємося, що ми виправдаємо Ваші очікування. Бажаємо Вам успіхів!
З повагою, Роман Олександрович Гревцев, фахівець з підбору персоналу,
Ростовський філія компанії «МТС».
Даний зразок показує: переведіть увагу здобувача в першу чергу на те, що він хоче - а не на те, чого хочете ви і ваша компанія. Він буде здивований і задоволений таким зверненням.
Дайте йому зрозуміти, що його інтереси та очікування відіграють не останнє місце у вашому майбутню співпрацю, спільну справу.
Як реагувати здобувачеві?
Здобувач, який не знайшов за цей час іншу роботу, відповідає згодою на запрошення. Але коли робота вже знайдена, він ставить роботодавця до відома. Дійте ввічливо. Якщо ви не прийдете через конкретної причини, постарайтеся не розірвати контакт назовсім. Згодом роботодавець може покликати вас повторно, в разі якщо ви втратите поточну роботу.
Складання відповіді на запрошення по SMS, e-mail або через месенджери спирається на ті ж канони ділового листування. Дайте відповідь на запрошення якомога раніше. Ідеально, коли налаштовані повідомлення про приходять листах, а самі листи упорядковано відповідно до папок, що полегшує ваш відповідь на запит роботодавця. В кінці подякуйте співрозмовника за надану вашої персони увагу.