Sztuka komunikacji biznesowej jest ważnym aspektem negocjacji i od wielu lat nie traci na znaczeniu. Natężenie komunikacji biznesowej przez telefon zwiększa się z roku na rok. I wraz z rozwojem telefonii komórkowej staje się jednym z głównych sposobów komunikowania się. Aby umiejętności rozmów telefonicznych, ważne jest, aby wiedzieć, subtelności i zasady komunikacji biznesowej.
Osobliwości
Telefon we współczesnym świecie odgrywa ważną rolę, ponieważ z jego pomocą naszej komunikacji z krewnych, przyjaciół, kolegów, przywództwo i biznesowych towarzysze odbyć.
Tak więc, podczas rozmowy z pewnego kręgu osób, osoba stosuje odpowiedni sposób komunikowania się i, na przykład, nigdy nie będzie prowadzić dialog ze swoim szefem, jak bliskiego przyjaciela. Sytuacja ta używa bardziej oficjalnego rodzaj komunikacji.
Etykieta biznesu powinny również korzystać pracownicy, którzy prowadzą badania socjologiczne ludności, odbieranie połączeń od klientów lub negocjować przez telefon. Często właśnie udane rozmowy telefoniczne stają się kluczem do dobrych relacji biznesowych. I obraz nawet firmy mogą w pełni polegać na zdolności pracowników do prowadzenia właściwych dialogów przez telefon.
Tymczasowa regulacja rozmowy biznesowej na rozmowie informacyjny jest zazwyczaj jedną minutę. Jeśli celem jest wezwanie, aby rozwiązać problem, a następnie przedział czasu może być zwiększona do trzech minut.
Obecnie większość połączenia są wykonywane za pomocą urządzeń mobilnych. Za pomocą tego narzędzia komunikacji, należy przestrzegać pewnych zasad.
- Zawsze wyłączyć telefon lub umieścić go w tryb wibracji na spotkaniu biznesowym z klientem, w kinie, na seminarium.
- Urządzenie to jest bardziej podatna na dźwięk niż telefon stacjonarny. Dlatego w sytuacji, gdy, będąc w miejscu publicznym, konieczne jest, aby posiadać osobistą rozmowę bez ingerencji z zewnątrz, można po prostu mówić cicho, a rozmówca na pewno słyszy.
- Nie wkładaj zbyt głośne rozmowy przez telefon. On może przestraszyć się.
- Staraj się mówić krótko. W obecności osób trzecich, rozmowa nie powinna trwać dłużej niż 30 sekund, w przeciwnym razie istnieje ryzyko spojrzenie niegrzecznie wobec danej osoby. W przypadku, gdy istnieją powody do rozmowy telefonicznej, na przykład, choroba krewnego lub głównym transakcja, to należy powiadomić o sytuacji obecny.
- Unikaj rozmów telefonicznych podczas business lunch. Jeśli istnieje pilna potrzeba, aby odebrać połączenie, a następnie należy udać się na stole i porozmawiać w mniej zatłoczonym miejscu.
Etykieta
Standardy etyczne w komunikacji przez telefon są ważne dla sprawnego działania firmy. Kultura rozmów telefonicznych jest specjalną różnorodnością komunikacji biznesowej. Znajomość zasad etykiety pomoże wzmocnić połączenia biznesowe i zwiększyć rentowność organizacji.
- Konieczne jest powitanie osoby, z którą ma rozmowę telefoniczną. Najbardziej odpowiednie dla tego są frazy związane z czasem dnia ("Dzień dobry", "dobre popołudnie" lub "dobry wieczór").
- Podczas rozmowy telefonicznej usługi ważne jest monitorowanie własnej intonacji. Aby nie popychać rozmówce, musisz mówić grzecznie i spokojnie, unikając niepotrzebnych emocji.
- Po powitaniu zaleca się przedstawienie się i zadzwonić do nazwy, pozycji i organizacji.
- Jeśli nazywamy osobę, to zawsze warto wyjaśnieniem, czy jest to wygodne, aby rozmawiać w tej chwili.
- Zgodnie ze standardami norm etycznych konieczne jest usunięcie rury po drugim lub trzecim połączeniu.
- Podczas rozmowy nie powinieneś palić, jeść ani napić się.
- Jeśli subskrybent łydki jest zainteresowany innym pracownikiem organizacji, rozmowa musi być przekazana do niego lub włączyć funkcję oczekiwania.
- W sytuacji, w której myliłeś się przez liczbę, potrzebujesz, nie pytając dodatkowych pytań, przepraszam za rozmówcę i natychmiast pożegnać się.
- Nigdy nie dzwonić wcześnie rano, podczas przerwy na lunch lub przed końcem dnia roboczego.
- Sekretarz lub asystent może wykonać lub odpowiedzieć na połączenia zamiast głowy.
- Możesz zadzwonić do numeru osobistego do osobistego numeru partnera lub klienta, jeśli jest to możliwe, że sam dał ci swoje kontakty. Ale w weekendy i wakacje takie połączenia są zabronione.
- Zdarzają się przypadki, że rozmowa jest przerwane z powodu złego połączenia. W tej sytuacji ten, który zadzwonił pierwszy, powinien być powołany.
- Nie zwlekaj rozmowy. Długa rozmowa może zawracać sobie głowę rozmówcem i powodować oburzenie. Jeśli komunikacja zostanie opóźniona, a cel rozmowy nie zostanie osiągnięty, możesz zadzwonić do klienta następnego dnia lub zgodzić się na osobiste spotkanie.
- Po zakończeniu rozmowy zaleca się podziękować rozmówce i grzecznie pożegnać się z nim, ktokolwiek pytający, czy miał pytania. Ta prosta akcja sprawi, że rozmowa została zakończona i ustanowi na dalszą współpracę.
Jak przygotować?
Rozmowa telefoniczna powinna być starannie przygotowana i wdrożyć szereg konkretnych działań. Rozważmy bardziej Główne elementy.
- Zadzwoń rozmówcę dopiero po jasny plan rozmowa jest sporządzona. W celu wykluczenia szczegółów drugorzędnych można wykonać szkice graficzne lub schematyczne.
- Zapisz ważne pytania, które będą musiały nie zapomnieć w procesie negocjacji.
- Przygotować dokumenty, które mogą być potrzebne w procesie komunikacji (korespondencja, raporty, umowy).
- Dowiedzieć się z wyprzedzeniem w interlokutora, dogodnym przedziale czasowym za telefon.
- Aby nagrywać otrzymane informacje, przygotować notebooka lub pamiętnik.
- Sprawdzaj ogólny wykaz osób, które będą uczestniczyć w rozmowie z nimi skontaktować przez nazwę i przydomkiem.
- Przed wybraniem numeru, spróbuj dostroić się do pozytywny sposób, to twój stan emocjonalny jest niewątpliwie lokalizacja rozmówcy.
- Podejmowania rozmowy telefonicznej, uwzględniać bezpieczeństwo narzędzi komunikacji w biurze, ponieważ cenne informacje mogą dostać się w ręce konkurencji.
Są też punkty, które powinny zostać usunięte i nie jest dozwolony w nadchodzącej rozmowie telefonicznej.
- Nie ma potrzeby, aby omówić problemy biznesowe z osobą nieznaną lub losowej. Lepiej wyznaczyć osobiste spotkanie.
- Nie zaleca się wymagać decyzji o osobie, która nie ma uprawnień lub uzna inaczej. Przez telefon, może on przyjąć zgody, choć będzie to przeciwnik z tej decyzji.
- Nie wyraził żądania, jeśli nie ma pewności, że rozmówca zgadza się z tobą i chce pomóc.
Nie trzeba być cicho przez długi czas w słuchawce, w przeciwnym razie osoba dzwoniąca ma się wrażenie, że nie słuchać.
Jak rozmawiać?
Rola telefon w kieszeni komunikacyjnej firmy. Bardzo często on odrywa od nagłych przypadkach wykonywanych w ciągu dnia, ale jednocześnie przyspiesza rozwiązanie wielu zadań. Dlatego konieczne jest, aby przyswoić zasady negocjacji telefonicznych, które przyczyniają się do jej bardziej efektywne wykorzystanie.
Bardzo ważne jest, aby właścicielem technikę komunikacji biznesowej dla pracowników, których specyfika są w trakcie negocjacji telefonicznych z potencjalnymi klientami. Wiele firm próbuje nawiązać kontakt z rozmówcą, aby to prawdziwy klient.
Pierwsze wrażenie podczas połączenia telefonicznego zależy bezpośrednio od głosu głosu i właściwej mowy, bo rozmówca jest na pierwszej minuty reprezentuje wirtualny obraz, który mówi.
Firmy konkurują z wykorzystaniem różnych sposobów, aby przyciągnąć klientów. Ważnym etapem w promowaniu usług - sprzedaży przez telefon, i dlatego menedżerowie powinni prawidłowo i taktownie prowadzenia dialogu z klientami, inaczej rentowne kontrakty pójdzie do konkurencji.
Porady i zalecenia
Poniższe wskazówki pomogą osiągnąć sukces w komunikacji biznesowej przez telefon.
- Zaleca się wykonywanie połączeń do osoby, która miała każdą użyteczną usługę. Wyrazy wdzięczności są bardzo ważne dla przyszłej współpracy.
- Zawsze uśmiech, wydając rozmowę. Twój uśmiech i optymizm z pewnością poczują się abonenta.
- W procesie negocjacji, spróbuj przewidzieć bieg myśli rozmówcy.
- Nigdy nie wypowiem się słownictwa abnormative lub potoczną. Jest to sprzeczne z kulturą komunikacji.
- Użyj wyrażeń i terminów, które będą zrozumiałe dla łydki.
- Nie zakrywaj słuchawki z dłoni, rozmowy równolegle z nikim. Tak więc, brak szacunku dla rozmówcy przejawia.
- Wyjaśnić swoją pozycję pewnie i precyzyjnie, ponieważ dokładność jest grzeczność królów.
Uważnie słuchać rozmówcy, tak aby nie stracić na przebieg myśli. Jeśli poprosić o duplikat informacji, to nie będzie jak rozmówcy i swojej reputacji będzie zagrożone.
- Negocjacje są ważne, aby szybko doprowadzić, odpowiadając na pytania zadawane bezzwłocznie i mylące wnioski. Pauza może być uzasadnione tylko wtedy, gdy specjalista zajmuje się poszukiwaniem dokumentacji niezbędnej do negocjacji. Jeśli przerwa został przeciągnięty, to człowiek ma pełne prawo do przerwania komunikacji.
- W chwilach telefon, realnej lub wirtualnej komunikacji, konieczne jest, aby być bardzo uprzejmy. Kremy i rozmowa o podwyższonej kolory są uważane za naruszenie etyki.
- Wziąć do widzenia rozmówcy poprawnie, ponieważ umiejętne rozmowa rozmowa jest nie mniej istotna niż większość dialogu. Można włączyć towarzysza pierwszy powiesić telefon. Tak więc, zakończyć rozmowę na przyjaznej fali.
Oczywiście, aby skutecznie komunikować się przez telefon trzeba mieć dobrą dykcję. Aby dokonać wyraziste mowy, a głos jest przyjemny, użyj lekcje z poniższym wideo.